Polityka prywatności spółki Brother Industries, Ltd.

1 STYCZNIA 2021

Niniejsze informacje o ochronie prywatności opisują sposób zbierania i przetwarzania Państwa danych osobowych, wykorzystywania i ochrony ich przez Brother Industries, Ltd. , spółkę zarejestrowaną i mającą siedzibę w Japonii pod adresem 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japonia („nasza firma”, „my”) oraz Państwa prawa w zakresie tychże danych.

Niniejsze informacje o ochronie prywatności dotyczą wszelkich zbieranych lub przetwarzanych przez naszą firmę danych osobowych użytkowników. Dane osobowe to informacje bądź połączenie poszczególnych informacji, które mogą pozwalać na identyfikację tożsamości danej osoby.

Proszę pamiętać, że nasza firma działa na całym świecie bezpośrednio bądź za pośrednictwem naszych spółek zależnych („spółki Grupy Brother”) . Spółki Grupy Brother posiadają własne informacje o ochronie prywatności i jeśli zbierają i przetwarzają dane osobowe użytkowników, obowiązywać będą ich informacje o ochronie prywatności.

Naszym przedstawicielem na terenie Unii Europejskiej jest znajdujący się we Włoszech oddział spółki Brother International Europe, Ltd., zarejestrowanej i mającej siedzibę w Wielkiej Brytanii pod adresem Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Wlk. Brytania („BIE”) .

Dane osobowe na Państwa temat będziemy zbierać z różnych źródeł, w tym bezpośrednio od Państwa (np. od klientów — podczas rejestracji produktów Brother, a od kontrahentów — przy kontakcie z nami i/albo podczas świadczenia dla nas usług), od innych spółek z Grupy Brother oraz z innych źródeł, w tym dostępnych komercyjnych źródeł, takich jak publiczne bazy danych (o ile pozwala na to prawo).

Prawo może wymagać od naszej firmy zbierania pewnych danych osobowych na Państwa temat w wyniku naszych ewentualnych stosunków umownych. Niepodanie tych danych może uniemożliwić bądź opóźnić realizację tych zobowiązań.

Dane, które możemy zbierać bezpośrednio od Państwa obejmują następujące kategorie:

1. dane osobowe (np. imię i nazwisko, data urodzenia, stanowisko);
2. dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres pocztowy lub numer telefonu komórkowego);
3. dane płatnicze i transakcje;
4. w przypadku klientów — numery seryjne produktów Brother (one identyfikują Państwa po rejestracji produktu Brother u nas);
5. adresy IP i identyfikatory MAC (podczas wizyt na naszych stronach internetowych i korzystania z innych usług online).

Poniżej przedstawiamy przykładowe kategorie danych, jakie możemy zbierać z innych źródeł:

1. dane osobowe (np. imię i nazwisko, data urodzenia, stanowisko, informacje kredytowe);
2. dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres pocztowy lub numer telefonu komórkowego);

To wygenerowane dane, takie jak profile, historia naszych stosunków z Państwem itp.

W przypadku klientów wykorzystujemy ich dane osobowe w celu:

1. zapewnienia dokładności i aktualności naszych rejestrów;
2. wypełnienia obowiązków prawnych, którym podlegamy;
3. kontroli i utrzymania jakości;
4. przeprowadzania analizy naszych zapasów, zapewnienia prawidłowego funkcjonowania logistyki i sprawdzania stanu zapasów;
5. zapewnienia obsługi klienta, wsparcia posprzedażowego i aktualizacji oprogramowania;
6. wysyłki produktów;
7. wycofywania produktów z rynku.

W przypadku kontrahentów wykorzystujemy ich dane osobowe w celu:

1. sprawdzenia przeszłości kontrahenta przed zaangażowaniem go;
2. kontaktowania się z nimi w sprawie pytań i innych informacji o świadczonych przez nich usług;
3. zapewnienia dokładności i aktualności naszych rejestrów, jeśli kontrahent, jego pracownicy lub wykonawcy pracują na terenie naszych zakładów;
4. opłacania faktur;
5. wypełnienia obowiązków prawnych, którym podlegamy.

Musimy mieć podstawę prawną, by przetwarzać dane osobowe. W większości przypadków podstawą prawną będzie jedna z poniższych przesłanek:

1. wypełnianie zobowiązań umownych. W przypadku klientów zobowiązania umowne obejmują wysyłkę produktów, obsługę klienta, wsparcie posprzedażowe, aktualizacje oprogramowania i wycofywanie produktów z rynku w razie potrzeby. W przypadku kontrahentów zobowiązania umowne obejmują prawidłowe opłacanie faktur oraz zapewnianie im możliwości dostępu do naszych placówek w razie potrzeby;
2. wypełnianie zobowiązań prawnych względem Państwa, na przykład w zakresie BHP podczas pobytu w naszych placówkach lub względem stron trzecich (np. organów podatkowych); oraz
3. realizacja naszych uzasadnionych celów. W przypadku klientów nasze uzasadnione cele to na przykład prowadzenie kontroli jakości i logistyki, przeprowadzanie analizy w zakresie rozwoju produktów i badań rynku, sprawdzanie stanu zapasów i dopilnowanie, by nasze rejestry były aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku kontrahentów nasze uzasadnione cele to na przykład dopilnowanie, by świadczone przez nich usługi odpowiadały naszym potrzebom, by działały prawidłowo na naszych systemach, by wszelkie reklamacje czy wątpliwości mogły być im niezwłocznie przekazywane oraz dopilnowanie, by nasze rejestry były aktualne i zgodne ze stanem faktycznym.

Przysługują Państwu pewne prawa w zakresie danych osobowych w zależności od miejscowego prawa. Są to między innymi prawa do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• korygowania posiadanych przez nas Państwa danych;
• usunięcia swoich danych osobowych;
• ograniczenia wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych;
• wyrażenia sprzeciwu co do wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych;
• otrzymania swoich danych osobowych w użytecznym formacie elektronicznym i przekazania ich stronom trzecim (prawo do przenoszenia danych); oraz
• złożenia skargi w lokalnym urzędzie ochrony danych osobowych.

Zachęcamy do kontaktu z nami w celu aktualizacji lub skorygowania swoich danych, jeśli uległy one zmianie bądź posiadane przez nas dane osobowe są niezgodne ze stanem faktycznym.

Należy pamiętać, że aby zrealizować Państwa wnioski prawdopodobnie będziemy potrzebować dodatkowych danych.

Jeśli chcieliby Państwo omówić te prawa lub skorzystać z nich, prosimy o kontakt z nami korzystając z poniższych danych.

Możemy również podejmować w sposób zautomatyzowany decyzje na Państwa temat w oparciu o Wasze dane osobowe w następujących okolicznościach:

• w przypadku klientów — do wyboru spersonalizowanych ofert, rabatów lub rekomendacji wysyłanych na podstawie historii zakupów, przeglądania i/lub wykorzystywanych produktów Brother;
• W zależności od wymogów i ograniczeń miejscowego prawa można skontaktować się z nami w celu wyrażenia sprzeciwu co do korzystania przez nas ze zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Jeśli zastosujemy zautomatyzowane podejmowanie decyzji polegające na profilowaniu w oparciu o Państwa dane osobowe przy świadczeniu naszych usług, osobno powiadomimy o stosowanym schemacie i ewentualnych skutkach zautomatyzowanych decyzji i poprosimy Państwa o zgodę.

Państwa dane osobowe możemy udostępniać stronom trzecim w następujących okolicznościach:

• Dostawcom usług w chmurze. Naszymi partnerami są dostawcy usług w chmurze, tacy jak Microsoft i Amazon, dzięki którym przechowujemy dane osobowe w chmurze.
• Dostawcom usług biznesowych. Korzystamy z dostawców usług biznesowych do wysyłania newsletterów i marketingowych wiadomości e-mail, obsługi korespondencji e-mail i komunikatorów, świadczenia usług analizy danych oraz przetwarzania bezpiecznych płatności i realizacji zamówień.
• Właścicielem spółek z Grupy Brother jest spółka Brother Industries, Ltd., więc ściśle współpracujemy z innymi firmami i spółkami z Grupy Brother. Możemy udostępniać pewne dane na temat klientów za pomocą numerów seryjnych, historii zakupów i przeglądania oraz pytań i wątpliwości klientów spółce Brother Industries, Ltd. oraz innym spółkom z Grupy Brother w celach marketingowych, sprawozdawczości wewnętrznej i reagowania na zapytania czy wątpliwości klientów.
• Organom wymiaru sprawiedliwości, sądom, organom regulacyjnym, władzom państwowym. Możemy udostępniać Państwa dane osobowe tym podmiotom, jeśli uznamy to za niezbędne w celu wypełnienia jakiegokolwiek obowiązku prawnego lub regulacyjnego bądź w celu ochrony naszych praw bądź praw osób trzecich.
• Nabywcom aktywów. Możemy udostępniać Państwa dane osobowe wszelkim stronom trzecim, które zakupią bądź na rzecz których zbywamy całość lub zasadniczo całość naszych aktywów i działalności. Jeśli dojdzie do sprzedaży lub zbycia, podejmiemy wszelkie uzasadnione starania celem zapewnienia, by podmiot, któremu przekażemy Państwa dane osobowe wykorzystywał je w sposób zgodny z niniejszymi Informacjami o ochronie prywatności.

Wdrażamy środki techniczne i organizacyjne, by zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiedni do ryzyka dla przetwarzanych przez nas danych osobowych. Środki te mają na celu zapewnienie stałej nienaruszalności i poufności danych osobowych. Regularnie przeprowadzany ocenę tych środków, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Państwa dane osobowe będziemy przechowywać przez cały okres trwania stosunku prawnego między nami. Decydując o okresie przechowywania Państwa danych osobowych po rozwiązaniu tego stosunku prawnego, uwzględniamy nasze zobowiązania prawne i oczekiwania organów regulacyjnych. Możemy także zachować naszą dokumentację w celu dochodzenia w sprawie potencjalnych roszczeń prawnych bądź obrony przed nimi.

Państwa dane będą przechowywane przez okres zgodny z naszą Polityką przechowywania danych, która określa, jakie okresy przechowywania danych wymagane lub dozwolone są przez obowiązujące prawo.

Korzystamy z narzędzia Google Analytics, obejmującego usługi analityki internetowej świadczone przez Google LLC („Google”), w celu śledzenia i monitorowania sposobu korzystania z naszej strony internetowej. W związku z korzystaniem z narzędzia Google Analytics stosujemy pliki cookie w celu wyróżnienia unikalnych użytkowników poprzez przypisanie im losowo wygenerowanego identyfikatora klienta. Taki identyfikator służy do monitorowania i obliczania danych o odwiedzających, sesjach i kampaniach na potrzeby raportu analitycznego dotyczącego strony.

Możemy również wdrożyć raporty danych demograficznych i zainteresowań w Google Analytics — funkcję reklamowe Google Analytics — która ma pomóc nam zrozumieć dane demograficzne i zainteresowania użytkowników naszej strony internetowej. W związku z korzystaniem z funkcji reklamowych Google Analytics, nasza strona internetowa i sprzedawcy zewnętrzni, w tym Google, używają razem własnych plików cookie (takich jak plik cookie Google Analytics) lub innych własnych identyfikatorów oraz plików cookie stron trzecich (takich jak reklamowe pliki cookie Google), lub innych identyfikatorów stron trzecich.

Więcej informacji na temat obsługi danych użytkownika przez Google można znaleźć na stronie https://www.google.com/policies/privacy/partners/ .

Jeśli chcą Państwo zapobiec zbieraniu i przetwarzaniu Państwa danych przez narzędzie Google Analytics, mogą Państwo zrezygnować z korzystania z niego, pobierając i instalując dodatek rezygnacyjny dostępny na stronie https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/ .

Należy pamiętać, że siedziba spółki Brother Industries, Ltd. znajduje się w Japonii, a zatem Państwa dane osobowe będą przekazywane do Japonii, tam przechowywane i przetwarzane, co jest obecnie uważane za zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych zgodnie z prawem Unii Europejskiej dotyczącym ochrony danych. Ponadto możemy współpracować z zewnętrznymi usługodawcami przy przechowywaniu lub przetwarzaniu Państwa danych osobowych; na przykład dane osobowe mogą być przechowywane w chmurze przez naszych dostawców usług w chmurze, a oni mogą przechowywać Państwa dane osobowe w miejscach poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony.

Wprowadziliśmy odpowiednie zabezpieczenia (na przykład zobowiązania umowne) zgodne z obowiązującymi wymogami prawa, by zapewnić odpowiednią ochronę Państwa danych. Więcej informacji na temat zastosowanych odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z nami korzystając z poniższych danych.

Spółka Brother Industries, Ltd. jest administratorem danych, odpowiedzialnym za zbierane i przetwarzane dane osobowe.

Jeśli mają Państwo jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące sposobu wykorzystania Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt z nami na podany niżej adres e-mail. Należy pamiętać, że w zależności od charakteru wniosku lub zapytania może istnieć konieczność potwierdzenia przez nas Państwa tożsamości, zanim przystąpimy do jego rozpatrywania.

data.protection@brother.co.jp

Cyfrową kopię niniejszych informacji o ochronie prywatności można uzyskać od nas korzystając z podanych wyżej danych kontaktowych. Niniejsze Informacje o ochronie prywatności mogą podlegać okresowym modyfikacjom lub aktualizacjom. Datę ostatniej aktualizacji informacji o ochronie prywatności można sprawdzić, ponieważ podajemy datę ostatniej zmiany. Zmiany i uzupełnienia niniejszych informacji o ochronie prywatności wchodzą w życie z dniem opublikowania. Należy od czasu do czasu sprawdzać niniejsze informacje o ochronie prywatności, by sprawdzić czy nie dokonaliśmy zmian w sposobie wykorzystywania Państwa danych osobowych.