Brother Industries, Ltd:n tietosuojakäytäntö

1. TAMMIKUUTA 2021

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, miten Japanissa rekisteröity ja sijaitseva Brother Industries, Ltd. , jonka osoite on 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japani (”me”) , kerää ja käsittelee käyttäjän henkilötietoja sekä miten se käyttää ja suojaa niitä, sekä näihin tietoihin liittyvät käyttäjän oikeudet.

Tämä tietosuojakäytäntö koskee kaikkia keräämiämme ja käsittelemiämme käyttäjän henkilötietoja. Henkilötiedot ovat tietoja tai yhdistelmiä tiedoista, joiden avulla käyttäjä on mahdollista kohtuudella tunnistaa.

Huomaa, että toimimme globaalisti joko suoraan tai tytäryhtiöidemme (”Brother Group -yhtiöt”) kautta. Brother Group -yhtiöillä on oma tietosuojakäytäntönsä, jota sovelletaan, kun ne keräävät ja käsittelevät käyttäjän henkilötietoja.

Yhdistyneessä kuningaskunnassa rekisteröidyn ja sijaitsevan Brother International Europe, Ltd:n, jonka osoite on Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Yhdistynyt kuningaskunta (”BIE”) , Italian sivukonttori on edustajamme Euroopan unionissa.

Keräämme käyttäjän henkilötietoja useista eri lähteistä. Näitä tietoja ovat esimerkiksi suoraan käyttäjältä kerätyt tiedot (esim. kun käyttäjä rekisteröityy asiakkaana Brother-tuotteiden käyttäjäksi tai kun käyttäjä ottaa liiketoimintakumppanina suoraan yhteyttä meihin ja/tai tarjoaa meille palveluita), Brother-konserniin kuuluvilta yhtiöitä kerätyt tiedot sekä muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista tai muista kaupallisista lähteistä, kerätyt tiedot (lain salliessa).

Saatamme joutua keräämään tiettyjä käyttäjän henkilökohtaisia tietoja lakivaatimusten vuoksi tai käyttäjän ja meidän välisen sopimussuhteen johdosta. Näiden tietojen toimittamatta jättäminen voi estää näiden velvoitteiden täyttämisen tai viivyttää sitä.

Käyttäjältä saatetaan kerätä seuraavanlaisia tietoja suoraan:

1. henkilötiedot (esim. nimi, syntymäaika ja virkanimike)
2. yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite tai matkapuhelinnumero)
3. maksutiedot ja transaktiot
4. asiakkaan käyttämien Brother-tuotteiden sarjanumerot (näillä käyttäjä tunnistetaan, kun tämä on rekisteröitynyt Brother-tuotteen käyttäjäksi)
5. IP-osoitteet ja MAC-tunnisteet (käyttäjän käyttäessä sivustojamme ja muita verkkopalveluitamme).

Saatamme kerätä esimerkiksi seuraavanlaisia tietoja muista lähteistä:

1. henkilötiedot (esim. nimi, syntymäaika, virkanimike ja luottotiedot)
2. yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite tai matkapuhelinnumero)

Muita käyttämiämme käyttäjän tietoja ovat esimerkiksi generoidut tiedot, kuten profiilit sekä käyttäjän ja meidän välistä suhdetta koskevat tiedot.

Jos käyttäjä on asiakas, hänen henkilökohtaisia tietoja käytetään

1. tietojemme paikkansapitävyyden ja ajantasaisuuden varmistamiseen
2. meitä koskevien oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen
3. laadunvalvonnan tarkistamiseen ja ylläpitämiseen
4. varastojemme analysointiin, logistiikan toimivuuden varmistamiseen ja varastojemme tarkistamiseen
5. asiakaspalvelun, myynninjälkeisen tuen ja ohjelmistopäivitysten tarjoamiseen
6. tuotteiden toimittamiseen käyttäjälle
7. tuotteiden takaisinvetoon.

Jos käyttäjä on liiketoimintakumppani, hänen henkilökohtaisia tietoja käytetään

1. kumppanuussuhteen solmimista edeltävään taustojen selvittämiseen
2. yhteyden ottamiseksi kumppaniin, kun halutaan esittää kysymyksiä kumppanin tarjoamista palveluista tai lähettää niihin liittyviä tietoja
3. tietojemme paikkansapitävyyden ja ajantasaisuuden varmistamiseen, kun kumppanin työntekijät tai alihankkijat työskentelevät toimitiloissamme
4. laskujen maksamiseen
5. meitä koskevien oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen.

Meillä on oltava oikeudellinen perusta käyttäjän henkilökohtaisten tietojen käsittelyyn. Useimmissa tapauksissa oikeudellinen perusta on jokin seuraavista:

1. sopimusvelvoitteidemme täyttäminen käyttäjää kohtaan. Jos käyttäjä on asiakas, sopimusvelvoitteisiimme käyttäjää kohtaan kuuluvat tuotteiden toimittaminen, asiakaspalvelun tarjoaminen, myynninjälkeinen tuki, ohjelmistopäivitykset ja tuotteiden takaisinveto tarvittaessa. Jos käyttäjä on liiketoimintakumppani, sopimusvelvoitteisiimme käyttäjää kohtaan kuuluvat laskujen täsmällinen maksaminen ja sen varmistaminen, että käyttäjä pääsee tarvittaessa toimitiloihimme.
2. oikeudellisten velvoitteidemme täyttäminen käyttäjää kohtaan (esimerkiksi terveys- ja turvallisuusvelvoitteet, jotka liittyvät käyttäjän olemiseen toimitiloissamme) tai kolmatta osapuolta kohtaan sekä
3. oikeutettujen etujemme toteutuminen. Jos käyttäjä on asiakas, oikeutettuja etujamme ovat esimerkiksi laadunvalvonnan ja logistiikan ylläpito, tuotekehityksen ja markkinatutkimusten analysointi, varastojen tarkistaminen ja tietojemme ajantasaisuuden ja paikkansapitävyyden varmistaminen. Jos käyttäjä on liiketoimintakumppani, oikeutettuja etujamme ovat esimerkiksi sen varmistaminen, että kumppanin tarjoamat palvelut sopivat tarpeisiimme ja että ne toimivat oikein järjestelmiemme kanssa ja että saadut valitukset ja kysymykset voidaan välittää nopeasti kumppanille ja että tietomme ovat ajantasaiset ja paikkansapitävät.

Käyttäjällä on henkilökohtaisiin tietoihinsa tiettyjä paikallisten lakien mukaisia oikeuksia. Näitä ovat oikeudet

• käyttää omia henkilökohtaisia tietoja
• korjata hallussamme olevia käyttäjän tietoja
• poistaa omat henkilökohtaiset tiedot
• rajoittaa tapaa, jolla käytämme käyttäjän henkilökohtaisia tietoja
• vastustaa käyttäjän henkilökohtaisten tietojen käyttöä
• saada omat henkilökohtaiset tiedot käyttökelpoisessa sähköisessä muodossa ja siirtää ne kolmannelle osapuolelle (oikeus tietojen siirrettävyyteen)
• jättää valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

Käyttäjän kannattaa pyytää meitä päivittämään tai korjaamaan henkilökohtaiset tietonsa, jos ne muuttuvat tai jos hallussamme olevat käyttäjän henkilökohtaiset tiedot ovat virheelliset.

Huomautus: tarvitsemme todennäköisesti käyttäjältä lisätietoja, jotta voimme täyttää pyynnöt.

Halutessaan keskustella näistä oikeuksista tai käyttää niitä käyttäjän tulee ottaa meihin yhteyttä. Tarvittavat yhteystiedot ovat jäljempänä.

Saatamme myös tehdä käyttäjää koskevia päätöksiä automaattisesti. Tässä käytetään käyttäjän henkilökohtaisia tietoja seuraavissa tapauksissa:

• Jos käyttäjä on asiakas, automaattisia päätöksiä tehdään yksilöllisten tarjousten, alennusten ja suositusten tekemiseen, mikä perustuu käyttäjän ostoshistoriaan, selaushistoriaan ja/tai Brother-tuotteiden käyttöön.
• Käyttäjä voi paikallisten oikeudellisten vaatimusten ja rajoitteiden mukaisesti ilmoittaa meille vastustavansa häntä koskevan automaattisen päätöksenteon.

Kun otamme palvelussamme käyttöön automaattisen päätöksenteon, jossa käyttäjä profiloidaan henkilökohtaisten tietojensa perusteella, käyttäjälle kerrotaan erikseen siihen liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista ja käyttäjällä pyydetään suostumus.

Saatamme jakaa käyttäjän henkilökohtaisia tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Pilvipalvelujen tarjoajat. Microsoft ja Amazon ovat pilvipalvelukumppaneitamme käyttäjän henkilökohtaisten tietojen tallentamisessa pilveen.
• Liiketoimintapalvelujen tarjoajat. Käytämme liiketoimintapalvelujen tarjoajien palveluita uutiskirjeiden ja markkinoinnin sähköpostiviestien lähettämiseen, tuen sähköpostiin ja viestipalveluihin, data-analytiikkapalveluiden tarjoamiseen sekä turvallisten maksujen käsittelyyn ja tilausten täyttämiseen.
• Brother Industries, Ltd. omistaa Brother Group -yhtiöt, joten teemme läheistä yhteistyötä Brother Group -ryhmään kuuluvien yhtiöiden kanssa. Saatamme jakaa tiettyjä tietoja asiakkaista käyttäen sarjanumeroita, osto- ja selaushistoriaa ja asiakkaan Brother Industries, Ltd:lle ja muille Brother Group -yhtiöille esittämiä kysymyksiä. Näitä tietoja voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, sisäisen raportoinnin tarkoituksiin sekä vastattaessa asiakkaiden kysymyksiin.
• Lainvalvontaviranomaiset, tuomioistuimet, sääntelyviranomaiset ja julkiset viranomaiset. Saatamme jakaa käyttäjän henkilökohtaisia tietoja näille tahoille, jos uskomme tämän olevan välttämätöntä, jotta voimme täyttää juridisen tai lainsäädännössä asetetun velvoitteen tai muuten suojata oikeuksiamme tai kolmannen osapuolen oikeuksia.
• Omaisuuden ostajat. Saatamme jakaa käyttäjän henkilökohtaisia tietoja kolmansille osapuolille, jotka ostavat tai joille siirrämme koko omaisuutemme ja liiketoimintamme tai osan niistä. Jos tällainen myynti tai siirto tapahtuu, pyrimme kohtuullisin toimenpitein varmistamaan, että siirron vastaanottajana oleva taho käyttää tietoja tämän Tietosuojakäytännön mukaisesti.

Varmistamme teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla, että käsittelemiemme henkilökohtaisten tietojen tietoturva on niihin liittyvien riskien torjunnan edellyttämällä tasolla. Näillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan, että henkilökohtaiset tiedot pysyvät eheinä ja luottamuksellisina. Arvioimme näitä toimenpiteitä jatkuvasti, jotta käsittely on aina tietoturvallista.

Säilytämme käyttäjän henkilökohtaisia tietoja niin kauan kuin olemme suhteessa käyttäjään. Kun päätämme siitä, miten pitkään käyttäjän henkilökohtaisia tietoja säilytetään suhteen loppumisen jälkeen, otamme huomioon oikeudelliset velvoitteemme ja sääntelyviranomaisten odotukset. Saatamme säilyttää tietoja myös mahdollisten oikeudellisten vaateiden tutkimiseen ja niitä vastaan puolustautumiseen.

Säilytämme käyttäjän henkilökohtaisia tietoja tietojen säilyttämisen käytäntöjemme mukaisesti. Näissä käytännöissä määritetään sovellettavan lain vaatimat tai sallimat tietojen säilyttämisen ajat.

Seuraamme ja valvomme tapaasi käyttää verkkosivustoamme Google LLC:n (”Google”) tarjoamilla Google Analytics ‑verkkoanalytiikkapalveluilla. Google Analytics ‑palvelujen käytön yhteydessä käytämme evästeitä eri käyttäjien erottamiseen toisistaan määrittämällä satunnaisesti luodun asiakastunnuksen. Sitä käytetään vierailijan, istunnon ja kampanjatietojen valvontaan ja laskentaan sivuston analyysiraporttia varten.

Lisäksi saatamme käyttää Google Analyticsin mainontaominaisuuksiin kuuluvaa Google Analyticsin Kohderyhmätiedot ja kiinnostuksen kohteet ‑ominaisuutta, jonka avulla voimme ymmärtää verkkosivustomme käyttäjien demografisia tietoja ja kiinnostuksen kohteita. Verkkosivustomme ja kolmannen osapuolen toimittajat, mukaan lukien Google, käyttävät Google Analyticsin mainontaominaisuuksien käytön yhteydessä ensimmäisen osapuolen evästeitä (kuten Google Analytics ‑evästettä) tai muita ensimmäisen osapuolen tunnisteita ja kolmannen osapuolen evästeitä (kuten Googlen mainontaevästeitä) tai muita kolmannen osapuolen tunnisteita yhdessä.

Lisätietoja siitä, miten Google käsittelee tietojasi, on sivulla https://www.google.com/policies/privacy/partners/ .

Jos et halua, että Google Analytics kerää ja käsittelee tietojasi, voit kieltää Google Analytics ‑palvelut lataamalla ja asentamalla Google Analyticsin Opt-out ‑selainlisäosan https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/ .

Brother Industries, Ltd. sijaitsee Japanissa, joten käyttäjän henkilötiedot siirretään ja tallennetaan Japaniin ja niitä käsitellään Japanissa, minkä katsotaan tällä hetkellä täyttävän Euroopan unionin tietosuojalainsäädännössä määritetyn henkilötietojen riittävän suojauksen vaatimuksen. Saatamme myös tehdä yhteistyötä muiden palveluntarjoajien kanssa käyttäjän henkilötietojen tallentamisessa ja käsittelyssä. Käyttäjän henkilötietoja voidaan esimerkiksi tallentaa pilvipalveluiden tarjoajiemme pilvipalveluun, ja ne saattavat säilyttää käyttäjän henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, jolloin suojauksen taso ei välttämättä ole riittävä.

Varmistamme käyttäjän tietojen asianmukaisen suojauksen käyttämällä asianmukaisia takeita (kuten sopimusvelvoitteita) soveltuvien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti. Lisätietoja näistä asianmukaisista takeista on saatavilla ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä jäljempänä mainittuja yhteystietoja.

Brother Industries, Ltd. on keräämistämme ja käsittelemistämme henkilökohtaisista tiedoista vastuussa oleva rekisterinpitäjä.

Kysymykset tavoista, joilla käyttäjän henkilökohtaisia tietoja on käytetty, tulee lähettää meille jäljempänä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Huomautus: ennen pyynnön tai tiedustelun käsittelyä saatamme varmistaa käyttäjän henkilöllisyyden sen mukaan, millainen pyyntö tai tiedustelu on.

data.protection@brother.co.jp

Kopio tästä tietosuojakäytännöstä on saatavilla käyttämällä edellä mainittuja yhteystietoja. Saatamme aika ajoin tehdä muutoksia tietosuojakäytäntöön. Tietosuojakäytäntöön merkitään päivämäärä, jolloin tietosuojakäytäntöä on viimeksi muutettu. Muutokset ja lisäykset tietosuojakäytäntöön tulevat voimaan sinä päivänä, jolloin ne julkaistaan. Tämä tietosuojakäytäntö kannattaa aika ajoin käydä lukemassa uudelleen. Tällä tavalla käyttäjä näkee, olemmeko tehneet muutoksia tapoihin, joilla käyttäjän henkilökohtaisia tietoja